DSGVO-Formulare für Eventanmeldung
3.000 Formulare nahtlos während der Anmeldephase verarbeitet
3.000 Formulare nahtlos während der Anmeldephase verarbeitet
Der Veranstalter einer jährlichen Großveranstaltung sah sich mit einem wachsenden administrativen Problem konfrontiert: Über eine dreimonatige Anmeldephase hinweg mussten kontinuierlich DSGVO-konforme Einwilligungsformulare von allen Teilnehmern erfasst und verarbeitet werden. Die Formulare enthielten komplexe Batch-Zuordnungen für verschiedene Freigaben (Foto, Film, Presse), die manuell identifiziert und in die bestehende Eventdatenbank integriert werden mussten. Mit steigender Teilnehmerzahl wuchs der administrative Aufwand exponentiell – das Team versank förmlich in Papierbergen und verlor wertvolle Zeit, die für die eigentliche Eventplanung benötigt wurde.
Formulare wurden via API vom Veranstalter übermittelt. Die dynamisch eintreffenden Formulare erhöhten den administrativen Overhead massiv. Daten mussten DSGVO-konform und fehlerfrei in die bestehende Eventdatenbank integriert werden.
formalogix implementierte einen vollautomatisierten Workflow:
Automatisierte KI-Analyse mit Human-in-the-Loop für kritische Felder
Direkte Datenbankintegration via API
Automatische Batch-Zuordnung basierend auf Freigaben
Skalierbare Verarbeitung während gesamter Anmeldephase
Alle 3.000 Formulare während Anmeldephase nahtlos verarbeitet
Vollständig strukturierte Daten für Event-Logistik
Automatische Batch-Zuordnung funktionierte fehlerfrei
Hohe Datenqualität und DSGVO-Konformität garantiert
Team-Ressourcen für andere Aufgaben freigesetzt
Stressfreie Abwicklung trotz Zeitdruck
"Die nahtlose Integration während der laufenden Anmeldephase hat uns enorm entlastet. Wir konnten uns auf die Eventplanung konzentrieren, während formalogix die Formulare im Hintergrund verarbeitete."
Eventmanager, Großveranstaltung
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